Las funciones propias del cargo son las siguientes:
• Debe cumplir con las obligaciones diarias que indican en el check-list de actividades para cada turno.
• Cumplir con las actividades de recepción y caja.
• Capturar reservas cuando la oficina este cerrado. Si no se tiene disponibilidad tomar los datos de la persona y el personal de reservas devolverá el llamado.
• Responder todos los llamados dentro de los tres primeros toques.
• Mantener en orden el área de recepción.
• Asegurarse de contar con todos los suministros que necesite para cumplir con sus funciones durante su turno y el siguiente, entendiéndose por estas tarjetas de registro, llaves, portallaves, boletas, facturas, etc. Según correspondan.
• Asignar habitaciones según reservas entregadas. Mantener una adecuada distribución de las habitaciones.
• Asegurase de que las reservas estén bien transcritas en la planilla y archivadas.
• Archivar las tarjetas de registro después de haberlas ingresado al sistema.
• Mantener siempre una buena conducta, postura profesional y usar el uniforme completo mientras se encuentre dentro del hotel cumpliendo turno.
• Coordinar con el servicio de habitación, la llegada de personalidades destacadas y de status VIP, algún Special Request, si hay que mover camas, poner camas adicionales, etc. También si hay pasajeros frecuentes, para poder entregas alguna atención adicional.
• Revisar diariamente cada vez que tome un turno, las tarjetas de registro de los pasajeros que ya llegaron, las reservas y la disponibilidad sea esto a través de Internet o chequeando los archivadores.
• Mantener siempre el mejor trato y atención para con los pasajeros.
• Aportar soluciones a los posibles problemas que los pasajeros puedan tener.
• Revisar si los pasajeros traen abono para cobrar adecuadamente en el check-out.
• El recepcionista es el responsable del check- in y el check-out de los pasajeros ya sea con reservas, de agencia o venta hotel y que estos sean realizados de acuerdo a los procedimientos.
• Cuando se realice algún cambio de habitación, además de cambiar el folio debe cambiar los consumos en el kardex y cerciorarse de que se hayan realizado los cambios en el computador y que los próximos consumos sean cargados en la nueva habitación.
• Documentar todos los consumos mediante boletas o facturas.
• Coordinar welcome drinks y cenas de grupos.
• Realizar su cierre de turno imprimiendo el resumen de caja para su posterior cuadratura.
• Realizar el cierre de caja solo si ya no tiene más emisión de boletas o si es hora de cerrar turno.
• Registrar cualquier novedad en el libro o cuaderno de novedades.
• Al momento de vender algunas habitaciones debe solicitar una tarjeta de crédito como garantía, a la cual deberán sacar una copia manual.
• Debe informar de cualquier situación anormal que se produzca dentro del hotel.
• Capacitarse de acuerdo a los estándares de la marca y aquellos que establezca la jefatura directa.
• Facturación.
• Toda función adicional que tenga que ver con el cargo de recepcionista/Auditor nocturno solicitado por operaciones o jefe inmediato, con el fin de mejorar algún proceso dentro del área.