Asistente Administrativo - Ejecutivo
Propósito del cargo
Responsable de desarrollar labores administrativas, ejecutivas y logísticas asociadas al centro y
recibir y atender al público que acude al Centro.
Características del Cargo
Trabajar en jornada completa dentro del horario laboral y en los horarios de atención de público
del Centro. Fuera de estos horarios, podrá realizar actividades que no involucren una inhabilidad o
conflicto de interés en el marco de sus funciones y el propósito del Programa de Centros.
Funciones Tareas
Atender y orientar a
usuarios y potenciales
clientes
Recibir cordialmente al cliente, escuchar e indagar respecto de sus
necesidades y requerimientos.
Registrar los datos de contactos y negocios necesarios, tipificar la
consulta y analizar de manera genérica el requerimiento.
Orientar al cliente, entregando la información solicitada de forma
preliminar, teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos
identificados.
Realizar derivación a los servicios del Centro, conforme a los
procesos de captación de potenciales clientes, cuando
corresponda.
Clasificar a los clientes y crear carpeta del cliente, con la
información requerida de los procesos relacionados.
Gestionar procesos de derivación de usuarios y clientes a otra
organización del entorno, si es pertinente y cuando corresponda.
Ingresar información del nuevo cliente al sistema de gestión
respectivo.
Realizar labores
administrativas
Gestionar labores administrativas y ejecutivas propias del
funcionamiento del centro (generar reportes, documentación,
informes, encuestas, entre otros relacionados).
Gestionar registros en plataformas de trabajo para la operación.
En aquellos Centros que no cuenten con Asistente Administrativo
Contable deberá asumir también sus labores.
Administrar y gestionar
eficientemente los procesos
de operación
Implementar y mantener procesos de prestación de servicios
conforme a requerimientos operacionales de Sercotec.
Generar acciones, apoyar y gestionar actividades para fortalecer la
atracción de clientes
Administrar y gestionar
satélites (cuando proceda)
Apoyar la atención del público, y los registros respectivos, cuando
se requiera.
Apoyar la aplicación de encuestas de satisfacción de clientes u
otras, y sistematizar resultados respectivos, hacer seguimiento y
retroalimentación.
Otros
Participar en las instancias de coordinación y capacitación que
realice Sercotec.
Apoyar, en el marco del trabajo colaborativo de los equipos, otras
funciones o actividades propias del centro y su gestión, cuando
fuese necesario y pertinente.
Estudios y conocimientos requeridos en el cargo
Nivel académico
Poseer título otorgado por entidad de educación superior con
carrera de al menos 4 semestres en el área afines a la
administración y/o gestión empresarial.
Experiencia
Poseer una experiencia laboral de al menos 3 años, deseable con
experiencia en atención al público, y en el área administración y/o
gestión empresarial u otra afín.
Conocimientos
Conocer instituciones de la Red de Fomento, en relación a su
oferta y programas de apoyo.
Dominio y aplicación de herramientas digitales para la gestión
como Google Workspace, Manejo de Office entre otras
Conocimiento básico (para orientación básica) sobre las
normativas, procesos y transversalidades de la formalización de
negocios.
Conocimiento en redacción de documentos y reportería.
Conocimiento general (a nivel de incentivación) sobre
sustentabilidad.
Conocimiento sobre lineamientos para la atención y gestión de
público.
Responsabilidad
Puede subrogar a los Asesores Mentores, en relación al seguimiento administrativo.
Puede subrogar a un Asistente Administrativo Contable
Confidencialidad en el uso de los datos de los clientes del centro
Aplicar los reglamentos asociados en el manual de centros
Habilidades Definición Conductas Nivel 1
Comunicación Efectiva
Habilidad para transmitir
mensajes claros, específicos
y coherentes a distintas
personas, de forma directa,
asertiva y comprensible
Escucha Activa
Adopta una
postura corporal
que demuestra
atención a lo
planteado por el
otro.
Asertividad
Procura aclarar
las dudas en
torno a la
información que
brinda.
Retroalimentación
de la
Comunicación
Verifica el
entendimiento
de los mensajes
que comunica.
Orientación al cliente
Capacidad para conocer a
sus clientes, crear
relaciones de confianza y
guiarlos a una resolución
efectiva de sus
requerimientos
Conocimiento del
cliente
Identifica el
estado
emocional de
sus clientes
para actuar en
función de ello.
Asesoramiento a
clientes
Orienta al
cliente respecto
a servicios,
actores o
entidades que
puedan
ayudarle a
satisfacer su
requerimiento.
Relación con el
cliente
Genera un
contexto de
acogida para el
cliente.
Planificación y Organización
Habilidad para generar
estrategias y estructuras de
trabajo que permitan
organizar y gestionar
adecuadamente situaciones,
tiempos y recursos.
Planificación
Traduce las
exigencias que
se le realiza en
etapas o
secuencias de
actividades.
Priorización
Organiza sus
tareas para
responder a las
exigencias y
plazos
establecidos.
Seguimiento
Revisa el
avance de las
tareas que le
son asignadas.
Actitudes y Valores
Adaptación al cambio y
flexibilidad
Capacidad para hacer ajustes sobre la marcha e incorporarlos
cuando las condiciones internas o externas(entorno) cambian.
Integridad y Honestidad
Capacidad para actuar de manera ajustada a los valores de la
verdad, justicia y probidad administrativa, respetando así los
derechos de los demás.
Orientación al cliente
Capacidad de mantener un esfuerzo permanente hacia la
satisfacción del cliente interno y externo, adoptando estrategias y
tácticas para brindarle el mejor servicio, lo cual se traduce en la
ejecución de acciones para lograr satisfacer las expectativas y
necesidades del cliente.
Colaboración
Capacidad de trabajar responsablemente y voluntariamente dentro
de un equipo para lograr objetivos comunes, demostrando respeto
por las contribuciones de cada miembro del grupo, siendo flexible y
cumpliendo compromisos.