Asistente Administrativo - Contable
Propósito del cargo
Responsable de desarrollar labores administrativas, contables y logísticas asociadas al centro.
Características del Cargo
Trabajar en jornada completa dentro del horario laboral y en los horarios de atención de público del
Centro. Fuera de estos horarios, podrá realizar actividades que no involucren una inhabilidad o
conflicto de interés en el marco de sus funciones y el propósito del Programa de Centros.
Funciones Tareas
Realizar labores Contables
Realizar el control presupuestario y contable del centro
Gestionar documentación asociada a contratos del equipo de
trabajo y apoyos externos, generando los anexos respectivos
con el Operador.
Asegurar la disponibilidad de materiales y herramientas que
permitan el correcto funcionamiento del Centro.
Efectuar compras menores y/o gestionar solicitudes de
adquisición de bienes con el Operador del Centro.
Realizar gestión y control de inventario de bienes del Centro.
Recepcionar y enviar facturas de pago a proveedores y al
Operador del Centro.
Gestionar pagos de servicios básicos del Centro.
Realizar la gestión documental de la correspondencia del
Centro (despacho, recepción y archivo).
Apoyar activamente la preparación y presentación de las
rendiciones del operador a Sercotec, y disponer de los
verificadores que correspondan.
Apoyar otras labores administrativas contables y técnicas que
determine la jefatura dentro del marco de sus funciones.
Realizar labores administrativas
Gestionar labores administrativas propias del funcionamiento
del centro (generar reportes, documentación, informes,
encuestas, entre otros relacionados).
Gestionar registros en plataformas de trabajo para la
operación.
En aquellos Centros que no cuenten con Asistente
Administrativo Ejecutivo deberá asumir también sus labores.
Administrar y gestionar
eficientemente los procesos de
operación
Implementar y mantener procesos de prestación de servicios
conforme a requerimientos operacionales de Sercotec.
Administrar y gestionar satélites
(cuando proceda)
Apoyar la atención del público, y los registros respectivos,
cuando se requiera.
Apoyar la aplicación de encuestas de satisfacción de clientes u
otras, y sistematizar resultados respectivos, hacer seguimiento
y retroalimentación.
Otros
Participar en las instancias de coordinación y capacitación que
realice Sercotec.
Apoyar, en el marco del trabajo colaborativo de los equipos,
otras funciones o actividades propias del centro y su gestión,
cuando fuese necesario y pertinente.
Estudios y conocimientos requeridos en el cargo
Nivel académico
Poseer título otorgado por una entidad de educación superior
con carrera de al menos 4 semestres en el área de
contabilidad y/o administración o afines
Experiencia Poseer una experiencia laboral de al menos 3 años, deseable
con experiencia en contabilidad
Conocimientos
Conocer instituciones de la Red de Fomento, en relación a su
oferta y programas de apoyo.
Dominio y aplicación de herramientas digitales para la gestión
como Google Workspace, Manejo de Office entre otras
Conocimiento básico (para orientación básica) sobre las
normativas, procesos y transversalidades de la formalización
de negocios.
Conocimiento en redacción de documentos y reportería.
Conocimiento general (a nivel de incentivación) sobre la
sustentabilidad de negocios.
Conocimiento sobre lineamientos para la atención y gestión de
público.
Responsabilidad
Puede subrogar a un Asistente Administrativo-Ejecutivo
Confidencialidad en el uso de los datos de los clientes del centro
Aplicar los reglamentos asociados en el manual de centros
Habilidades Definición Conductas Nivel 1
Comunicación Efectiva
Habilidad para transmitir mensajes claros, específicos y coherentes a distintas personas, de forma directa, asertiva y comprensible Escucha Activa Adopta una postura corporal que demuestra atención a lo planteado por el otro. Asertividad Procura aclarar las dudas en torno a la información que brinda.
Retroalimentación de la Comunicación Verifica el entendimiento de los mensajes que comunica. Orientación al cliente Capacidad para conocer a sus clientes, crear relaciones de confianza y guiarlos a una resolución efectiva de sus requerimientos Conocimiento del cliente Identifica el estado emocional de sus clientes para actuar en función de ello. Asesoramiento a clientes Orienta al cliente respecto a servicios, actores o entidades que puedan ayudarle a satisfacer su requerimiento. Relación con el cliente Genera un contexto de acogida para el cliente. Planificación y Organización Habilidad para generar estrategias y estructuras de trabajo que permitan organizar y gestionar adecuadamente situaciones, tiempos y recursos. Planificación
Traduce las exigencias que se le realiza en etapas o secuencias de actividades. Priorización Organiza sus tareas para responder a las exigencias y plazos establecidos. Seguimiento Revisa el avance de las tareas que le son asignadas.
Actitudes y Valores
Adaptación al cambio y flexibilidad Capacidad para hacer ajustes sobre la marcha e incorporarlos
cuando las condiciones internas o externas(entorno) cambian.
Integridad y Honestidad
Capacidad para actuar de manera ajustada a los valores de la
verdad, justicia y probidad administrativa, respetando así los
derechos de los demás.
Orientación al cliente
Capacidad de mantener un esfuerzo permanente hacia la
satisfacción del cliente interno y externo, adoptando
estrategias y tácticas para brindarle el mejor servicio, lo cual
se traduce en la ejecución de acciones para lograr satisfacer
las expectativas y necesidades del cliente.
Colaboración
Capacidad de trabajar responsablemente y voluntariamente
dentro de un equipo para lograr objetivos comunes,
demostrando respeto por las contribuciones de cada miembro
del grupo, siendo flexible y cumpliendo compromisos.